For å etterleve sin egen visjon om å være best på service – som blant annet innebærer å alltid levere rett vare på rett vare, på rett sted og til rett tid, deltok Grove Knutsen & Co AS aktivt i utviklingen av Axia Scan App. Ved hjelp av den har de enda bedre kontroll over egentransporten på Østlandsområdet enn det som sendes til resten av landet med en stor samlaster.
Grove Knutsen er en tradisjonsrik og ledende leverandør av bygg- og industrivareprodukter som stiger, stillaser, kasser, traller, hjul og brannvernutstyr. Produktene selges av kjeder og frittstående forhandlere over hele landet, men stiger og stillaser gjør ikke akkurat Grove Knutsen til en drømmekunde for samlastere med en strømlinjeformet transportproduksjon av pallegods.
– Nei, etter å ha vært ute med anbud har vi ikke akkurat blitt rent ned av henvendelser, sier transport- og ordresjef Margrete Rønning Johnsen og ler godt.
Ville ha bedre kontroll på egentransporten
Per i dag er det DSV som utfører de landsdekkende transportene for Grove Knutsen. Transportene til kunder på det sentrale Østlandsområdet har imidlertid lenge vært utført direkte av en fast innleid lastebil fra E. Braastad Transport som kjøres av Thorstein Gagnum. I tillegg bistår megleren Asco med hasteleveranser mens Sporty Transport og Budservice står for ekspressleveranser i Oslo og Akershus.
For å ha full kontroll over hvor varene til enhver tid befinner seg har Grove Knutsen lenge forlangt at hovedtransportøren skulle kunne tilby track & trace. For et par år siden ønsket selskapet også å scanne varene som ble sendt med egen bil, men manglet en løsning på dette.
– Vi har benyttet TA-systemet Axia Frakt i mange år og det var derfor naturlig for oss å ta kontakt med produktsjef Petter Furseth Axia. Han fortalte at dette var noe de arbeidet med, men at vi var litt tidlig ute. Samtidig ble vi invitert til å delta i utviklingen av Axia Scan App, forteller Rønning Johnsen.
– Da hun tok kontakt med oss hadde vi allerede fått forespørsler fra mindre transportører som fortvilet fortalte oss at de rett og slett ikke fikk oppdrag hvis de ikke hadde en løsning som kunne garantere sporbarhet, og spesielt leveringsbekreftelse (POD), forteller Furseth. – De hadde med andre ord ikke systemer som var gode nok på track & trace direkte i transportapplikasjonen og etterspurte en løsning som kunne etterkomme dette uten at de måtte investere i et stort og tungt transportsystem, utdyper han.
Enkel og brukervennlig
Etter at Axia hadde fått kartlagt behovet, startet selskapet utviklingen av en løsning som til å begynne med var basert på at oppdragsgiver benyttet Axia Frakt. Det er imidlertid ikke nødvendig at transportøren benytter dette systemet, og nå i etterkant arbeider selskapet med å åpne løsningen slik at det også vil kunne kommunisere med andre løsninger og databaser.
– Vi ansatte et par studenter fra Høgskolen i Østfold i Halden på programmeringssiden, og etter å ha gitt dem en grundig innføring i scanningsløsninger og transportbransjen generelt fikk de nærmest frie hender og gikk på med liv og lyst, forteller Furseth.
Siden det skulle være en lavterskelløsning var det ikke aktuelt å basere seg på PDA-er som både er kostbare i innkjøp og drift i tillegg til å kreve mye programmering.
– Vi valgte i stedet å satse på en app til smarttelefon og som ikke minst skulle være svært brukervennlig, forteller Furseth.
Både han og flere av kollegaene i Axia vet godt at mange sjåfører er svært lite glad i å måtte trykke på små duppedingser og at det ofte har vært svært tungt å få dem til å ta i bruk PDA-er og andre former for håndterminaler.
Dette ble også tydelig bekreftet av Grove Knutsens faste sjåfør Thorstein Gagnum, som i likhet med mange andre sjåfører var svært glad i papir og den tryggheten det gir. Ett av målene med appen var derfor å gjøre den så enkel at selv den mest innbitte motstander av knapper og elektronikk kunne forstå at dette faktisk var et hjelpemiddel for å se at han hadde fått lastet det han skulle, fått levert det han skulle og at ingen skulle kunne stille spørsmål etterpå hvor varene var blitt av.
– Thorstein fikk være med i utviklingen og hans synspunkter og meninger bidro til at vi laget en enkel løsning som i all hovedsak bare har fire store knapper: en for å scanne inn på bil, en annen for å se innholdet på bilen, en tredje for levering med et eget bilde for signatur og en fjerde hvor man kan registrere avvik underveis, forklarer Petter Furseth.
Godt fornøyd bruker
Da Axia Scan App var ferdig utviklet ble den umiddelbart tatt svært godt imot av Thorstein som syntes dette nærmest var genialt og var forundret over at det kunne være så enkelt. Margrete Rønning Johnsen kunne på sin side glede seg over full sporing og ikke minst muligheten sjåføren har til å skrive notater om avvik og skader på godset underveis.
– Vi har oppnådd en stor rasjonalisering ved at alt skjer nå skjer på PC-en. Før brukte vi mye tid til å bla i arkivet for å finne frem til eksempelvis underskriften på fraktbrevet. Hvis kundene nå ringer inn og lurer på hvor det blir av varene sine, får vi opp signaturen med et tasteklikk.
– Har dere kuttet bemanningen på kontoret på grunn av dette?
– Nei, men til gjengjeld har vi klart å håndtere selskapets betydelige omsetningsøkning med de samme folkene som vi hadde tidligere, forteller Rønning Johnsen. Hun legger til at bilen som kjører fast for Grove Knutsen har rundt 22 daglige leveranser med inntil 12 kolli per sted. De øvrige bilene som leies inn ligger bare mellom fire til fem leveranser per uke.
– Axia tar seg vel betalt for dette?, spør vi Furseth.
– Ja, selvfølgelig gjør vi det, men vi synes selv det er ganske beskjedent. For Grove Knutsen, med sine ca. 3.000 scanninger gjennom systemet, ligger kostnaden på rundt 12.000 kroner og i denne sammenhengen er vel det å betrakte som knapper og glansbilder.
Kontinuerlige forbedringer
Etter at Grove Knutsen ble en pilotbruker av Axia Scan App for et par, tre år siden har løsningen blitt kontinuerlig videreutviklet. En del av dette har skjedd etter innspill fra Grove Knutsen som Furseth anser som en krevende kunde som vet hva de vil ha, men som samtidig er en svært en fair kunde og god utviklingspartner.
– Ved registering i Axia Frakt ønsket de blant annet at sendingen umiddelbart skulle være tilgjengelig i sjåførens app slik at han kunne begynne å laste og slippe å stå å vente på overføring inn i databasen som ferdig, forteller Furseth.
– Det er mye mer rasjonelt at han begynner å jobbe med en gang og at vi gir melding til kunden når bilen drar og at varene vil bli levert innen fire timer. Da får kunden samtidig beskjed om hvilke varer som kommer og hvilke som eventuelt er restet, forklarer Margrete.
Blant andre videreutviklinger, forteller Petter Furseth om både avvikshåndtering og geotagging som kan følges via Google Map.
– Vi har også jobbet med toveis kommunikasjon for en stor kunde med 26 biler i egen distribusjon som ønsker å melde om eksempelvis å ta med returer fra den neste kunden som blir besøkt eller formidle andre viktige beskjeder.
Løsningen vil også kunne benyttes av kunder med hentelager og som benytter Axia Frakt på eksterne transportører.
– Da kan man enkelt legge inn alle ordre som hentet og at kunden bruker appen som kvittering for at han har fått varen utlevert direkte i stedet for papir, forklarer Furseth, som konkluderer med at løsningen nå er på god vei mot å bli et godt supplement til de store systemene. Med tiden har det kommet til flere brukere og Axia henvender seg i første rekke til små og mellomstore transportører.
Gode erfaringer med Axia Frakt
For seks år siden byttet Grove Knutsen ut sitt tidligere TA-system med Axia Frakt. Denne løsningen ble opprinnelig utviklet til Nor-Cargo og lansert som NC Frakt, men Axia kjøpte tilbake programvaren i forbindelse med at Posten ikke lenger ville ha egne applikasjoner. Axia Frakt er en TA-modul som benyttes av alt fra enkeltmannsforetak og opp til store brukere som Statoil og Europris. Også Posten/Bring benytter fortsatt løsningen flere steder.. Gjennomsnittsbrukeren er en middels stor bedrift som har mellom 1.000 og 10.000 sendinger per år. Det er et helt frittstående system, men kan kobles opp mot et overordnet forretningssystem så vel som et WMS.
– Var det en stor prosess å bytte et TA-system?
– Nei, det var faktisk gjort i en håndvending, sier Rønning Johnsen, som trodde det skulle bli en mye større jobb enn det i realiteten ble. – Hos oss er det koblet opp mot ERP-systemet Navision og vårt trådløse nettverk og systemene snakket fint med hverandre med en gang. Nye skjermbilder bidro selvfølgelig til at det føltes nytt, men da var Petter kjapt på banen og viste oss hvordan det fungerte. Fremfor å måtte sitte å finne ut ting alene var det naturligvis til stor hjelp.
For det var nettopp manglende support fra den tidligere leverandøren som var en av årsaken til at Grove Knutsen valgte å bytte TA-system.
– Axia Frakt er et brukervennlig system og som samtidig nekter brukeren gå gjøre gale ting. Jeg var ganske nyansatt da systemet ble innført og hadde veldig mye annet jeg også måtte sette meg inn i. Det at det skulle være enkelt og brukervennlig betød derfor mye for meg.
Men effekten av TA-systemet var naturligvis viktigst og med Axia Scan App har den blitt ytterligere forbedret. Betydningen av dette ble ytterligere forsterket etter at Grove Knutsen for et drøyt år siden flyttet inn i et helt nytt logistikkbygg på Berger i Skedsmo kommune.
– Flyttingen fra det lille lageret vi hadde på Furuset og hit hvor lagermengden har økt betydelig representerte en stor omveltning i logistikken vår. Kundene våre krever leveringspresisjon og på det området skal vi være best. Når i tillegg ledetidene blir kortere sier det seg selv at vi må tenke presisjon ut, sier Rønning Johnsen.
Hovedtransportøren ligger fortsatt etter
Som nevnt er det DSV som utfører de landsdekkende transportene for Grove Knutsen.
– Opprinnelig var det Ontime Logistics vi hadde en avtale med, men de ble jo kjøpt opp av DSV i 2013, forteller Rønning Johnsen. – Som du ser er det lite med rent pallegods ut fra oss. Brannutstyret og aluminiumskassene våre er greie, men stiger og stillaser er ikke akkurat A4-produkter.
Hun forteller at de har et godt samarbeid med DSV for å finne frem til fornuftige løsninger, blant annet med direktebiler til eksempelvis Bergen noen dager i uken og til Trondheim andre dager og som alle kjører utenom terminal.
– Da kommer de gjerne med en bil som er lastet med sement eller annet tungt gods og så legger de våre lette produkter på topp og kan samkjøre.
Fullt så fornøyd er hun ikke med DSVs track & trace-løsning.
– Men det var jo det som var ankepunktet ditt når det gjaldt egentransportene, kommenterer vi.
– Ja, det var jo det, og som skal bidra til å gjøre virksomheten effektiv, men DSV har et system som i dag ikke er tilfredsstillende i forhold til å tilby track&trace over hele landet. .Men jeg vet at de jobber tungt med systemet og har lovet å bli gode på IT. De har begynt å komme seg litt, men når vi er blitt så operative på våre egne biler så kjenner vi den seige massen ut i landet og det er jo der de fleste kundene våre er.
– Så dere har i realiteten langt bedre sporing på egne biler enn dere har med en stor samlaster.
– Det har vi, sier hun og ler godt.
– Men da regner jeg med at de har kniven på strupen i forbindelse med neste anbudsprosess?
– Ja, det har de, sier Rønning Johnsen og ler nok en gang.
Men aller først må kanskje Grove Knutsen forsterke egentransporten i tillegg til bilen som Thorstein kjører fast for dem.
– Vi har en økende godsmengde som tar mye plass, så det er nok mulig vi må inn med flere biler her. Men det bør gå greit. Vi må bare finne en lastebil med en sjåfør som har en smarttelefon – vi har appen, avslutter Margrete Rønning Johnsen.